Nors pastaruoju metu vis daugiau įmonių pereina prie elektroninio dokumentų valdymo, popieriniai dokumentai vis dar aktualūs ir naudojami. Biure jų galima rasti labai įvairių, o jų tvarkymas bei archyvavimas dažnai reikalauja ne tik nemažai laiko, bet ir tam tikrų priemonių. Taigi, kokių priemonių prireiks norint sutvarkyti dokumentų archyvą?
Bendrosios dokumentų tvarkymo nuostatos
Pirmiausia, aktualu apžvelgti, kokios yra dokumentų tvarkymui ir archyvavimui taikomos nuostatos ir bendroji saugojimo tvarka. Tvarkingai laikyti dokumentų archyvą įmonėje yra ne tik privalu, bet ir būtina. Buhalterinės apskaitos dokumentai – esminis įvykdytos veiklos įrodymas. Saugojant įvairius dokumentus pagal teisės aktais nustatytą laiką išvengiama nemalonių pasekmių, netikėtai užklupus auditui.
Kiekvieną dokumentą patvirtinti turėtų specialūs įmonei priklausantys antspaudai. Pagrindinė antspaudų funkcija užfiksuoti, užtvirtinti dokumentų galią bei datą. Rengiant ataskaitas dokumentai yra suskirstomi būtent pagal datą, paskirtį ir jų saugojimo laiko terminą. Kokie jie?
Visus dokumentų archyvavimo ir saugojimo bendruosius terminus galima rasti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalyje. Įstatymas numato bendrosios raštvedybos dokumentus saugoti 15 metų, o darbo užmokesčio dokumentams nustatytas 50 metų saugojimo laiko terminas.
Aktualu pabrėžti, kad dokumentų saugojimui reikalingas ne tik tinkamas dokumentų segtuvas, bet taip pat ir patikima bei saugi vieta jiems laikyti. Tai negali būti didele drėgme pasižyminti patalpa. Rekomenduojama, kad kiekviena įmonė turėtų specialią dokumentų archyvui skirtą patalpą. Ji turėtų būti tamsi, į ją neturi patekti tiesioginiai saulės spinduliai. Saulės šviesa ir drėgmė gali pakenkti popieriniams dokumentams.
Kokių priemonių gali prireikti?
Toliau kalbame apie tai, ką vertėtų įsigyti, norint tinkamai saugoti bei laikyti dokumentus. Bene visas esmines archyvavimui ir laikymui reikalingas priemones įsigyti galima ne tik fizinėse, bet ir elektroninėse biuro prekių parduotuvėse. Viena tokių – biurogidas.lt. Taigi, ko prireiks?
Specialistai akcentuoja, kad pasirūpinti reikėtų ne vien popierinių dokumentų laikymui reikalingoms priemonėms bet ir antspaudais. Dėmesį reikėtų skirti į įmonės steigimo dokumentus. Jeigu juose yra nurodyta, kad įmonės dokumentai turi būti tvirtinami antspaudu, tuomet taip pat bus svarbu atsižvelgti ir į jų atnaujinimo būtinybę.
Forma šiuo atveju nėra svarbi, tačiau įvairius datatorius bei kitus juridinę teisę turinčius dokumentus reikėtų reguliariai atnaujinti.
Taip pat reikalingas bus ir jau minėtas dokumentų segtuvas. Jų geriau turėti kelis skirtingų spalvų, tai pagelbės formuojant dokumentų tvarkymo ir archyvavimo sistemą. Vieni segtuvai bus reikalingi laikant einamuosius dokumentus biuro lentynose, kiti – archyvavimui.
Taip pat laikymui ir archyvavimui prireiks įmaučių, sąvaržėlių, aplankų ir specialių archyvavimo dėžių. Įmautės padės apsaugoti popierinius dokumentų nuo pavojingų aplinkos veiksnių, kaip drėgmė bei saulės šviesa. Sąvaržėles rekomenduojama naudoti skirstant dokumentus pagal jų paskirtį, funkciją ir pan. Tokiu būdu visi susiję dokumentai bus vienoje vietoje. Susijusius dokumentus patariama dėlioti į aplankus suskirstytus pagal metų mėnesius. Galų gale jie keliaus į archyvavimo dėžes ir į archyve esančias dokumentų laikymo spintas.
Tvarkingas dokumentų archyvas biure bus naudingas siekiant užtikrinti tvarką, norint lengviau rasti reikalingus dokumentus ir stengiantis juos apsaugoti nuo aplinkos poveikio. Laikykitės biuro profesionalų strategijos ir papildykite archyvui reikalingų priemonių atsargas.
Reklama: Terra IT
